1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi wykonywania przeglądów serwisowych urządzeń klimatyzacyjnych ściennych i sufitowych wymienionych w załączniku nr 2 do formularza oferty, znajdujących się w budynkach Urzędu Miasta, tj. przy Pasażu Karola Rudowskiego 10 i ul. Szkolnej 28.
1) Przeglądy serwisowe w szczególności mają polegać na:
a) oględzinach urządzeń podczas ruchu wraz z kontrolą podstawowych parametrów pracy urządzeń,
b) sprawdzaniu stanu technicznego urządzeń, mocowań, uchwytów oraz kompletności obudów, osłon, śrub i wkrętów, uzupełnieniu brakujących elementów,
c) uzupełnianiu czynnika chłodniczego,
d) sprawdzaniu pracy sprężarek,
e) gruntownym czyszczeniu, odgrzybianiu i dezynfekcji parownika (w tym czyszczenie filtrów siatkowych i wymiana filtrów aktywnych na nowe),
f) gruntownym czyszczeniu skraplacza (między innymi czyszczenie lamel wymienników ciepła przy użyciu sprężonego powietrza),
g) czyszczeniu filtrów,
h) sprawdzaniu szczelności układu – strona ssąca,
i) sprawdzaniu szczelności układu – strona tłoczna,
j) sprawdzaniu i udrażnianiu trasy ewakuacji skroplin,
k) kontroli i ewentualnym uszczelnianiu łączeń instalacyjnych,
l) informowaniu osób odpowiedzialnych ze strony Zamawiającego o wszelkich zauważonych podczas przeglądów nieprawidłowościach w pracy konserwowanych urządzeń, które mogłyby spowodować
ich awarię, w przypadku zauważenia dysfunkcji – wstępnym oszacowaniu kosztów naprawy.
2) Pozostałe czynności niezbędne do prawidłowego funkcjonowania urządzeń Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania w oparciu o podpisany przez Strony protokół konieczności, obejmujący
w szczególności:
a) ewentualne uzupełnienie czynnika chłodzącego (w dniu dokonywania przeglądu),
b) czyszczenie wymienników ciepła poprzez odpylanie,
c) usuwanie bakterii i grzybów.
3) Z każdego przeglądu sporządzony zostanie protokół.
4) Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) dostarczania wszystkich materiałów eksploatacyjnych, tj. freonu, preparatów chemicznych do usuwania bakterii i grzybów, powietrza sprężonego itp.,
b) realizacji umowy z należytą starannością,
c) niezmienności zaoferowanych cen, w okresie obowiązywania umowy,
d) prowadzenia prac zgodnie z obowiązującymi normami, warunkami technicznymi z zachowaniem obowiązujących przepisów BHP i p.poż. dla tego rodzaju prac,
e) prowadzenia prac w sposób niezakłócający funkcjonowania urzędu,
f) pokrycia kosztów szkód powstałych w wyniku ingerencji w urządzenia podczas przeglądów serwisowych.
5) Poza zobowiązaniami wymienionymi powyżej Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić pomoc techniczną w przypadku wystąpienia awarii związanej z koniecznością wykonania naprawy.
W przypadkach awaryjnych, na telefoniczne wezwanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego przybycia, celem ustalenia i dokonania niezbędnych napraw.
Czas reakcji serwisowej polegającej na podjęciu działań, w celu usunięcia awarii lub zdiagnozowania jej przyczyny dla wszystkich urządzeń nie może przekroczyć 12 godzin, licząc od telefonicznego
zgłoszenia tego faktu przez Zamawiającego.
Termin usunięcia przez Wykonawcę zgłoszonej awarii nie może przekroczyć 3 dni roboczych, licząc od momentu reakcji serwisowej.
Zamawiający dopuszcza przedłużenie terminu naprawy w przypadku:
a) konieczności zakupienia części zamiennych, niezbędnych do usunięcia awarii (termin naprawy wydłuża się o czas oczekiwania na sprowadzenie pożądanej części),
b) wystąpienia przyczyn niezależnych od Stron umowy.
W przypadku określonym powyżej Wykonawca może powierzyć realizację umowy innemu podwykonawcy – o ile posiada on niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, posiadającymi niezbędne kwalifikacje i uprawnienia – w stopniu, co najmniej takim jak Wykonawca.

2. Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają n/w wymagania:
1) są uprawnieni do wykonywania działalności będącej przedmiotem niniejszego postępowania, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
Zamawiający oceni spełnienie warunku na podstawie:
a) dołączonego do oferty oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 1 do formularza oferty,
b) dołączonej do oferty poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii certyfikatu dla personelu Kat. I wykonującego czynności w zakresie instalacji, kontroli szczelności, konserwacji lub serwisowania
urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła, zawierających substancje kontrolowane oraz odzysku substancji kontrolowanych z tych urządzeń,
2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie,
Zamawiający oceni spełnienie warunku na podstawie:
a) dołączonego do oferty oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 1 do formularza oferty,
b) dołączonych do oferty poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających autoryzację producentów dotyczących serwisu urządzeń objętych gwarancją – wskazanych w załączniku
nr 2 do formularza oferty (poz. nr 9, 16, 21 i 22),
3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia,
Zamawiający oceni spełnienie warunku na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 1 do formularza oferty,
4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
Zamawiający oceni spełnienie warunku na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 1 do formularza oferty.
5) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.).
Zamawiający oceni spełnienie warunku na podstawie:
a) dołączonego do oferty oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 1 do formularza oferty,
b) dołączonej do oferty, poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktualnego wyciągu z KRS lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej.

3. Istotne warunki realizacji zamówienia:
1) termin wykonania: od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r.
2) terminy i warunki płatności: 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury.

4. Możliwość dokonania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:
tak
Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień umowy w przypadku: ustawowej zmiany stawki podatku VAT.

5. Kryteria oceny ofert i ich waga:
Ocenie podlegać będą wyłącznie oferty Wykonawców, którzy złożą oferty zgodne z treścią zapytania ofertowego.
Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryteria: cenę, czas reakcji serwisowej i termin usunięcia awarii.
Nazwa kryterium Waga kryterium
Kryterium nr 1
CENA (w zł)
[całkowita wartość brutto przedmiotu zamówienia] 80%
Kryterium nr 2
CZAS REAKCJI SERWISOWEJ
[w godzinach] 10%
Kryterium nr 3
TERMIN USUNIĘCIA AWARII
[w dniach roboczych] 10 %
RAZEM 100%

Kryterium nr 1: Cena (całkowita wartość brutto przedmiotu zamówienia) – liczba punktów obliczana wg następującego wzoru:

C = (najniższa oferowana cena brutto )/(cena brutto oferty badanej) ×80 [%]

Liczba punktów uzyskana z powyższego wzoru zaokrąglona do drugiego miejsca po przecinku.
1 pkt = 1%
W kryterium nr 1 Wykonawca może otrzymać maksymalnie 80 punktów.
Cena podana w ofercie powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia łącznie z kosztami dostawy. W cenie powinny być uwzględnione wszystkie ewentualne opłaty, podatki oraz koszty związane z zatrudnieniem pracowników.
Zaoferowana cena zostanie zapisana w umowie (§ 6 ust. 2).

Kryterium nr 2: Czas reakcji serwisowej – liczba punktów obliczana wg następującego wzoru:

H = (najkrótszy oferowany czas reakcji )/(czas reakcji oferty badanej) ×10 [%]
Liczba punktów uzyskana z powyższego wzoru zaokrąglona do drugiego miejsca po przecinku.

Za czas reakcji serwisowej Zamawiający przyjmuje czas wyrażony w godzinach,
jaki upłynie od chwili telefonicznego wezwania Zamawiającego do momentu podjęcia działań przez Wykonawcę, w celu usunięcia awarii lub zdiagnozowania jej przyczyny.
Zamawiający zastrzega sobie, iż czas reakcji nie może przekraczać 12 godzin.
Oferty wskazujące czas reakcji dłuższy niż 12 godzin, zostaną odrzucone jako niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia.
W przypadku, gdy Wykonawca nie zadeklaruje żadnego czasu reakcji, Zamawiający przyjmie najdłuższy czas, tj. 12 godzin.
W kryterium nr 2 Wykonawca może otrzymać maksymalnie 10 punktów.
1 pkt = 1%
Zaoferowany czas reakcji zostanie zapisany w umowie (§ 4 ust. 3).

Kryterium nr 3: Termin usunięcia awarii – liczba punktów obliczana wg następującego wzoru:

T = (najkrótszy oferowany termin )/(termin oferty badanej) ×10 [%]

Liczba punktów uzyskana z powyższego wzoru zaokrąglona do drugiego miejsca po przecinku.
Za termin usunięcia awarii Zamawiający przyjmuje czas wyrażony w dniach roboczych, liczony od momentu reakcji serwisowej.
Zamawiający zastrzega sobie, iż termin usunięcia awarii nie może przekraczać 3 dni roboczych.
Oferty wskazujące czas reakcji dłuższy niż 3 dni robocze zostaną odrzucone jako niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia.
W przypadku, gdy Wykonawca nie zadeklaruje żadnego terminu usunięcia awarii, Zamawiający przyjmie najdłuższy termin, tj. 3 dni robocze.
W kryterium nr 3 Wykonawca może otrzymać maksymalnie 10 punktów.
1 pkt = 1%
Zaoferowany termin usunięcia awarii zostanie zapisany w umowie (§ 4 ust. 4).

Ostateczna liczba punktów [%] uzyskanych przez Wykonawcę obliczana jest jako suma punktów poszczególnych kryteriów.
Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów [%].
W przypadku równej liczby punktów zgromadzonych w/g kryteriów, o wyborze decyduje cena.

6. Ofertę należy złożyć do dnia 07.02.2018 r. do godz. 14:30 elektronicznie, tj. przedstawić w platformie zakupowej.

7. Załączniki do oferty (wymagane od Oferenta):
1) wypełniony i podpisany formularz oferty,
2) wypełniony i podpisany załącznik nr 1 do formularza oferty (oświadczenie),
3) wypełniony i podpisany załącznik nr 2 do formularza oferty (formularz cenowy),
4) wypełniony i podpisany załącznik nr 3 do formularza oferty (formularz cenowy),
5) poświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia certyfikatu dla personelu Kat. I wykonującego czynności w zakresie instalacji, kontroli szczelności, konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych,
klimatyzacyjnych i pomp ciepła, zawierających substancje kontrolowane oraz odzysku substancji kontrolowanych z tych urządzeń,
6) poświadczone za zgodność z oryginałem dokumenty poświadczające autoryzację producenta dotyczącą serwisu urządzeń objętych gwarancją – wskazanych w załączniku nr 2 do formularza oferty
(poz. nr 9, 16, 21 i 22),
7) poświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia aktualnego wyciągu z KRS lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

8. Dodatkowe informacje:
1) Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert przewidzianym w zapytaniu ofertowym. W takim przypadku do opublikowanego zapytania ofertowego zostanie dołączona
informacja o jego zmianie, która zawierać będzie co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego, jego numer, a także opis dokonanych zmian. Beneficjent przedłuży termin składania
ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
2) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3) Wykonawca może dokonać zmian lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert.
4) Oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi oferty ważnej.
5) Dla skuteczności niniejszego postępowania o zamówienie publiczne wystarczające jest otrzymanie przez zamawiającego jednej ważnej oferty niepodlegającej odrzuceniu.
Uwaga: w przypadku zamówień współfinasowanych ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko o wartości od 2 000 zł do 50 000 zł netto, konieczne jest otrzymanie dwóch ważnych
ofert w przypadku postępowań o wartości prowadzonych poprzez skierowanie zapytania ofertowego do potencjalnych Wykonawców.
6) Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, odwołania postępowania lub jego zamknięcia bez wybrania którejkolwiek z ofert.
7) Zamawiający udostępnienia wnioskodawcy zestawienie ofert złożonych w postępowaniu:
• na wniosek Wykonawcy, który złożył ofertę,
• wg własnego uznania na stronie, na której zostało upublicznione zapytanie ofertowe.
8) Informację o wyniku postępowania (co najmniej nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty) zamawiający upublicznia
w taki sposób, w jakim zostało upublicznione zapytanie ofertowe (poprzez skierowanie do potencjalnych wykonawców / ogłoszenie na stronie internetowej).
9) Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego z wyłonionym wykonawcą (udziela zamówienia).
10) Okres związania ofertą wynosi 30 dni.

9. Osoby do kontaktu
• Mariusz Kieruzel - Koordynator zespołu w Referacie Administracji i Majątku, tel.: 044 732 18 70, e-mail: m.kieruzel@piotrkow.pl, Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, ul. Szkolna 28, III piętro, pokój 72,
• Marzena Kubera – Podinspektor w Referacie Administracji i Majątku, tel.: 044 732 77 73, e-mail: m.kubera@piotrkow.pl, Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, Pasaż Karola Rudowskiego 10, III piętro,
pokój 305.