Szanowni Państwo,

Zaproszenie do złożenia oferty

z opisem przedmiotu zamówienia (OPZ)

Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi, ul. Lutomierska 108/112 zaprasza do złożenia oferty na kompleksową usługą hotelową dla funkcjonariuszy oraz pracowników cywilnych Policji województwa łódzkiego w ramach „Szkolenia Obronnego dla kierowników, jednostek Policji przewidzianych do militaryzacji, policjantów i pracowników jednostek miejskich i powiatowych województwa łódzkiego oraz wybranych kierowników komórek organizacyjnych KWP w Łodzi realizujących zadania obronne” w terminach 30 listopada – 1 grudnia  2023 r. (maksymalnie 50 osób, 1 nocleg) oraz 7 - 8 grudnia 2023 r. (maksymalnie 60 osób,  1 nocleg).

Postępowanie prowadzone będzie z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt. 1).

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

KOMENDA WOJEWÓDZKA POLICJI W ŁODZI

ul. Lutomierska 108/112

91-048 Łódź

NIP: 726-000-44-58

REGON: 470754976

Dane do kontaktu:

Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi

Wydział Kadr i Szkolenia

ul. Lutomierska 108/112

91-048 Łódź

kom. Jarosław Kasel oraz asp. Agnieszka Król

Tel. 47 841 20 68

E-mail: jarosław.kasel@ld.policja.gov.pl oraz agnieszka.krol@ld.policja.gov.pl

kadry@ld.policja.gov.pl

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem umowy jest kompleksowa usługa hotelowa dla funkcjonariuszy oraz pracowników cywilnych Policji województwa łódzkiego w ramach „Szkolenia Obronnego dla kierowników, jednostek Policji przewidzianych do militaryzacji, policjantów i pracowników jednostek miejskich i powiatowych województwa łódzkiego oraz wybranych kierowników komórek organizacyjnych KWP w Łodzi realizujących zadania obronne” w terminach 30 listopada – 1 grudnia  2023 r. (maksymalnie 50 osób, 1 nocleg) oraz 7 - 8 grudnia 2023 r. (maksymalnie 60 osób,  1 nocleg).

W skład pakietu wchodzi usługa gastronomiczna, usługa hotelowa i wynajem sali szkoleniowej.

55100000-1    - Usługi hotelarskie,

55120000-7    - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji,

55300000-3    - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.

Informacje o przedmiocie zamówienia

1.     Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowa hotelowo, konferencyjno, gastronomiczna dla maksymalnie 110 osób w dwóch przywołanych wyżej terminach, w ramach „Szkolenia Obronnego dla kierowników, jednostek Policji przewidzianych do militaryzacji, policjantów i pracowników jednostek miejskich i powiatowych województwa łódzkiego oraz wybranych kierowników komórek organizacyjnych KWP w Łodzi realizujących zadania obronne”.

2.     Organizatorem szkolenia jest Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi i wszelkie ustalenia związane z realizacją zamówienia winny być konsultowane z przedstawicielami KWP w Łodzi.

3.     Zamawiający wymaga aby przedmiot Umowy został zrealizowany w jednym kompleksie hotelowym umiejscowionym na terenie woj. łódzkiego z wyłączeniem granic administracyjnych miasta Łodzi, maksymalnie do 90 km od miejscowości Łask (woj. łódzkie).

Odległość od hotelu będzie mierzona zgodnie z najkrótszą trasą dojazdu wskazaną w Google Maps (https://www.google.pl/maps). W celu prawidłowego wyliczenia odległości Wykonawca jest zobowiązany do podania dokładnego adresu i nazwy hotelu.

4.     Zamawiający wymaga, aby obiekt położony był w ustronnym miejscu, w tym w szczególności nie był usytuowany bezpośrednio przy drogach szybkiego ruchu oraz drogach krajowych z uwagi na charakter przedsięwzięcia.

5.     Zamawiający wymaga, aby obiekt wpisany był do ewidencji obiektów hotelarskich i spełniał wymagania przewidziane dla rodzaju i kategorii, do których został zaszeregowany zgodnie z przepisami Ustawy o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2211 ze zm.) i Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2017, poz. 2166, ze zm.).

6.     Zamawiający wymaga aby przedmiot Umowy był w standardzie
min. 3-gwiazdkowym zgodnie z zasadami przywołanego w ust. 1 rozporządzenia.

7.     Świadczenie usługi żywienia będzie odbywało się zgodnie z Ustawą z dn. 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2022 r., poz. 2132).

8.   Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje wykonanie w ramach jednego kompleksu hotelowego:

1)     usługi gastronomicznej,

2)     usługi hotelowej,

3)     usług związanych z udostępnieniem sali szkoleniowej.

9.     Wybór wykonawcy nastąpi na podstawie kryteriów uwzględnionych w ogłoszeniu.

10.  Każda edycja „Szkolenia obronnego (…)” będzie trwała 2 dni (1 nocleg) zgodnie z Harmonogramem Szkolenia Obronnego (…) (Zamawiający zastrzega możliwość zmiany Harmonogramu):

1)     I dzień – przyjazd uczestników kwaterowanie gości w godzinach 8:00 – 9:00, panele tematyczne, obiad, przerwy kawowe (całodniowa), uroczysta kolacja,

2)     II dzień - śniadanie, wizytacja obiektu zewnętrznego, obiad, wyjazd uczestników do godziny 15:00.

11.  Na 7 dni przed terminem określonym w § 1 ust. 1, Zamawiający zobowiązany jest przedstawić Wykonawcy liczbę uczestników spotkania, którzy będą podlegać usłudze hotelowej w zakresie noclegu. Wskazana liczba nie będzie mniejsza niż 80% w stosunku do liczby szacowanej.

Wymagania

1.     Internet bezprzewodowy w pokojach hotelowych i sali konferencyjnej.

2.     Zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników.

3.     Szatnie dla uczestników spotkania, w przypadku, gdy sala szkoleniowa nie znajdują się w budynku, w którym wykonywana jest usługa hotelowa.

4.     Możliwość wcześniejszego dostarczenia i przechowania materiałów szkoleniowych.

5.     Prawo do wykonywania na terenie obiektu rejestracji filmowej i fotograficznej.

6.     Bezpłatny parking dla uczestników szkolenia obronnego organizowanego przez KWP w Łodzi.

Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:

Sala konferencyjna

1.     Sala konferencyjna dla 60 osób z miejscami siedzącymi dla uczestników spotkania. Ustawienie sali (krzesła, stoły itp.) zostanie przekazane przez Zamawiającego w trybie kontaktów roboczych z Wykonawcą.

2.     Zapewnienie w dniach 30 listopada 2023 r. oraz 7 grudnia 2023 r. od godziny 8:00 do godziny 19:30 wyłącznego dostępu do sali konferencyjnej dla Zamawiającego.

3.     Wyposażenie sali konferencyjnej:

·       klimatyzacja/ogrzewanie w zależności od potrzeb,

·       sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran, dostęp do Internetu,

·       zapewnienie możliwości oznaczenia sali w budynku, rozmieszczenia informacji
o spotkaniu.

Obsługa techniczna

1.     Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia obsługi technicznej przed i w trakcie spotkania. Wykonawca będzie dysponował obsługą pomocniczą i personelem technicznym umożliwiającym realizację całego zadania oraz jest zobligowany interweniować w przypadku uszkodzeń przedmiotów lub awarii. Wykonawca zapewni pomoc techniczną w obiekcie konferencyjnym i zobowiąże się do usunięcia wszelkich uszkodzeń przedmiotów, awarii oraz usterek, maksymalnie w ciągu 30 minut od zgłoszenia, zaś w przypadku braku możliwości ich usunięcia zapewni urządzenia zastępcze.

2.     Zamawiający zastrzega, że nie odpowiada za szkody wyrządzone przez uczestników.

3.     Wykonawca może żądać odszkodowania od sprawcy szkody w mieniu.

Usługa hotelowa

1.     Wykonawca zapewni nocleg dla łącznie 110 uczestników w obu edycjach Szkolenia Obronnego wg podziału dla każdej z edycji:

·       2 - 4 pokoje 1 – osobowe,

·       pozostałe pokoje 2 – osobowe.

Zamawiający dopuszcza możliwość kwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym przeznaczonym do pojedynczego wykorzystania, przy czym cena takiego noclegu dla Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju jednoosobowym, lub dwóch osób w pokoju trzy/cztero/pięcioosobowym przy czym cena takiego noclegu dla Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju dwuosobowym.

2.     Wykonawca w dniu rozpoczęcia Spotkania, zapewnieni zakwaterowanie dla osób biorących udział w szkoleniu obronnym (…) w godzinach 8:00 – 9:00 w dniach 30 listopada 2023 r. i 7 grudnia 2023 r. oraz wykwaterowanie do godziny 15:00 w dniach 1 grudnia 2023 r. i 8 grudnia 2023 r., Zapewnienie przez Wykonawcę pomieszczenia do przechowania bagażu lub innego wariantu poza wyżej przywołanym nie będą uznane.

Wyżywienie

1.     Restauracja dostosowana powierzchnią do jednoczesnego przyjęcia wszystkich uczestników.

2.     Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia każdemu uczestnikowi spotkania wyżywienia wg. następującego harmonogramu:

I dzień

·       serwis kawowy (całodniowy) dla 50 osób w pierwszej edycji, dla 60 osób w drugiej edycji,

·       obiad dla 50 osób w pierwszej edycji, dla 60 osób w drugiej edycji,

·       kolacja uroczysta dla 50 osób w pierwszej edycji, dla 60 osób w drugiej edycji,

II dzień

·     śniadanie dla 50 osób w pierwszej edycji, dla 60 osób w drugiej edycji,

·     obiad dla 50 osób w pierwszej edycji, dla 60 osób w drugiej edycji.

1.     Śniadanie – w formie szwedzkiego stołu (uzupełniane na bieżąco), zgodnie ze standardową ofertą Wykonawcy.

2.     Obiad – w formie szwedzkiego stołu (uzupełniany na bieżąco), powinien obejmować
co najmniej dwa dania gorące – świadczone zgodnie ze standardową ofertą Wykonawcy.

3.     Kolacja – serwowana lub w formie szwedzkiego stołu (uzupełniany na bieżąco), świadczona zgodnie ze standardową ofertą Wykonawcy, w sali na wyłączność dla uczestników spotkania, która powinna obejmować co najmniej:

·       jedno dania gorące,

·       kawa,

·       mleko lub śmietanka do kawy,

·       herbata w saszetkach (co najmniej 3 rodzaje w tym czarna, zielona, owocowa), cytryna, cukier, słodzik,

·       soki 100% (co najmniej 2 rodzaje),

·       woda mineralna niegazowana i gazowana – bez ograniczeń.

4.   Serwis kawowy (całodzienny) w trakcie trwania spotkania (uzupełniany na bieżąco). Serwis kawowy winien być serwowany w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i obejmować co najmniej:

·       kawa,

·       herbata w saszetkach (co najmniej 3 rodzaje w tym czarna, zielona, owocowa), cytryna, cukier, słodzik,

·       mleko lub śmietanka do kawy,

·       sok 100% (co najmniej 2 rodzaje),

·       woda mineralna gazowana i niegazowana – bez ograniczeń,

·       ciastka (co najmniej trzy rodzaje),

·       wrzątek.

5.    W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest na 7 dni przed terminem rozpoczęciem spotkania do przedstawienia dwóch propozycji menu śniadania, obiadu oraz kolacji.

6.       Wykonawca jest zobowiązany do:

·       terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z planem spotkania,

·       świadczenia usługi żywienia zgodnie z Ustawą z dn. 25.08.2006 r., o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r., poz. 1448).

7.     Zamawiający zatwierdzi menu nie później niż na 5 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia.

UWAGA: W całodziennym jadłospisie powinny zostać uwzględnione produkty ze wszystkich grup spożywczych. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki itp. dania i napoje będą serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami (wyklucza się naczynia i sztućce jednorazowego użytku). Wykonawca zapewnienia dekorację stołów.

8.       Przed zawarciem umowy, Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w obiekcie, w którym zgodnie ze złożoną ofertą (uznaną za najkorzystniejszą w toku przedmiotowego postępowania) odbędzie się spotkanie. Wizję lokalną przeprowadzą przedstawiciele organizatora celem sprawdzenia zgodności oferty z opisem przedmiotu zamówienia.

III. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ ZŁOŻYĆ WYKONAWCY Z OFERTĄ

1.       Formularz ofertowy o treści zgodnej z załącznikiem nr 1 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty – 1 karta

2.       Klauzula informacyjna RODO na potrzeby zamówienia publicznego – 2 karty.

3.       Oświadczenie Wykonawcy – 1 karta.

IV. KRYTERIA ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie poniższych kryteriów:

Sposób obliczenia punktów w odniesieniu do kryterium „K1 – Cena oferty brutto”:

K1= (cena ofertowa minimalna / cena ofertowa badana) x waga kryterium (100),

Rozpatrywane będą wyłącznie oferty złożone na formularzu ofertowym, którego wzór  stanowi załącznik nr 1 do przedmiotowego Zaproszenia.

Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która będzie miała najmniejszą cenę przy spełnieniu wszystkich warunków udziału w postępowaniu.

V. ROZLICZENIE USŁUGI

Należność za realizację kursu, uiszczona będzie Wykonawcy w ciągu 30 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego poprawnie  wystawionej  faktury VAT, dostarczonej przez Wykonawcę.

VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Wykonawca zobowiązany będzie do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t. j.: Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) przy gromadzeniu oraz przetwarzaniu danych osobowych uczestników szkolenia.

VII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.   Ofertę wraz ze wszystkimi wymaganymi oświadczeniami i dokumentami, należy złożyć do dnia 20.11.2023 roku do godz. 09:00, na Platformie zakupowej OPEN NEXUS za pomocą formularza tam udostępnionego.

2.   Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 20.11.2023 roku o godz. 09:10 za pośrednictwem Platformy.

VIII. ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE PRAWO DO:

1.     Unieważnienia postępowania w całości w każdym czasie bez podania przyczyn,

2.     Zakończenia postępowania bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej;

3.     W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia Umowy, Zamawiający może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ważnych ofert;

4.     Żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców;

5.     Nieudzielenia zamówienia Wykonawcy, którego oferta nie spełnia wymagań określonych w postępowaniu;

6.     Wezwania Wykonawcy do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia w terminie przez siebie wskazanym dokumentów Postępowania,

7.     Wyboru oferty najkorzystniejszej i niezwłocznego przekazania informacji o jej wyborze na ich adresy e-mail.

8.     Powiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie oznacza zobowiązania do zawarcia umowy pomiędzy Zamawiającym,
a Wykonawcą.

Załączniki:

1.     Formularz ofertowy – 2 strony.

2.     Klauzula informacyjna RODO na potrzeby zamówień publicznych – 2 strony.

3.     Oświadczenie Wykonawcy – 1 strona.

4.     Projekt umowy – 7 stron.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 478412068 lub 478411350,

e-mail: jarosław.kasel@ld.policja.gov.pl oraz  agnieszka.krol@ld.policja.gov.pl , kadry@ld.policja.gov.pl 

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00.

·        tel. 22 101 02 02

·        e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.