ZAPYTANIE OFERTOWE MTP/2022/DNE/13 w zakresie realizacji usługi pn:

Weryfikacja i aktualizacja przepisów kancelaryjno-archiwalnych

spółki Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu

1. Zamawiający:

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o.

Głogowska 14

60-734 Poznań

NIP 777-00-00-488

 Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy  Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000202703

 Kapitał zakładowy – 362 346 000,00 PLN

 Zamawiający nie podlega przepisom ustawy z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2022 poz. 1710 – ze zm.).

2. Przedmiot:

Weryfikacja i aktualizacja przepisów kancelaryjno-archiwalnych Zamawiającego przez podmiot mający doświadczenie w zakresie przygotowywania i aktualizacji normatywów kancelaryjno-archiwalnych, w tym u podmiotów z bezpośrednim lub pośrednim udziałem jednostek samorządu terytorialnego.

Przedmiotem zapytania ofertowego jest:

1)     weryfikacja obowiązujących u Zamawiającego normatywów kancelaryjno-archiwalnych to jest:

a.      Instrukcji kancelaryjnej (6 stron)

b.      Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (6 stron)

c.      Jednolity rzeczowy wykaz akt (17 stron)

2)     aktualizacja w/w normatywów zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi Archiwum Państwowego

3)     wsparcie Zamawiającego w zakresie procedury uzgodnienia zaktualizowanych normatywów z Archiwum Państwowym w Poznaniu.

Prace w zakresie pkt 1-2 winny zostać wykonane w terminie do 90 dni od daty podpisania umowy z wybranym Oferentem.

3. Oferta:

Oferta winna zawierać cenę netto i brutto za kompleksową realizację usługi, przy czym Zamawiający dopuszcza zarówno kwotę ryczałtową jak kwotę kosztorysową za jedną stronę dokumentu. W przypadku kwoty kosztorysowej, kwota za jedną stronę dokumentu obejmuje kompleksową realizację usługi.

Dodatkowo oferta winna zawierać kwotę za jedną roboczogodzinę realizacji usługi w siedzibie Zamawiającego, w przypadku gdy taka konieczność powstanie w toku realizacji prac.

Do oferty należy dołączyć referencje, w szczególności potwierdzające doświadczenie w zakresie realizacji prac w zakresie zbieżnym z przedmiotem zapytania ofertowego na rzecz podmiotów z bezpośrednim lub pośrednim udziałem jednostek samorządu terytorialnego.

4. Złożenie oferty:

Ofertę należy składać w formie elektronicznej poprzez platformę Open Nexus. Ofertę należy złożyć w formie zaszyfrowanej (platforma zakupowa umożliwia zaszyfrowanie oferty).

Oferty na platformie zakupowej należy złożyć do dnia 17 stycznia 2023 r. do godziny 13:00.

Składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 60 dni licząc od dnia złożenia oferty.

5. Wybór oferty i ogłoszenie wyniku:

Zamawiający przy otwarciu ofert nie przewiduje obecności Oferentów.

Oferent, którego ofertę wybrano zostanie powiadomiony pismem akceptującym jego wybór, a informacja o wynikach postępowania ofertowego zostanie przekazana pozostałym uczestnikom.

Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybranie żadnej oferty.

6. Zawarcie umowy z wybranym Oferentem

Oferent w terminie do 14 dni od wyboru oferty zawrze z Zamawiającym umowę zgodną z warunkami określonymi w ofercie.

Administratorem danych osobowych są Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Głogowska 14, 60-734 Poznań. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z prowadzeniem zapytania ofertowego. Sprzeciwy dotyczące przetwarzania danych osobowych należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: iod@grupamtp.pl (Inspektor Ochrony Danych). W razie takiej konieczności dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem w celu prowadzenia postępowania ofertowego. Oferentom przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania, wycofania zgody lub wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do przenoszenia danych osobowych. Administrator danych osobowych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.