RRG.271.10.2021.ADK.PZ4

Giżycko, 9 sierpnia 2021r.

Zaproszenie do złożenia oferty cenowej

Działając na podstawie Zarządzenia Nr 39/2021 Wójta Gminy Giżycko z dnia 09.04.2021 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania przez Gminę Giżycko zamówień o wartości mniejszej niż 130.000,00 zł netto, Wójt Gminy Giżycko zaprasza do złożenia oferty cenowej na organizację wydarzenia pn. „Jarmark folkloru”w ramach realizacji projektu nr LT-PL-3R-256 pn. „Wspieranie turystyki i kultury w rejonie trockim i giżyckim” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska 2014-2020

1.Nazwa i adres zamawiającego:

Gmina Giżycko, ul. Mickiewicza 33, 11-500 Giżycko

NIP 8451981949, REGON 790671225

Tel. 87/429 99 60, Fax. 87/429 99 76

www.ugg.pl

 2. Pracownik prowadzący sprawę, uprawniony do kontaktu z oferentami:

·         Anna Duda-Kochańska – Koordynator projektu

·         e-mail: anna.duda@ugg.pl

·         kontakt od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu

3. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wydarzenia w ramach realizacji projektu nr LT-PL-3R-256 pn. „Wspieranie turystyki i kultury w rejonie trockim i giżyckim” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska 2014-2020

zgodnie z poniższą specyfikacją:

- organizacja 3 dniowego wydarzenia pn.: „Jarmark folkloru” dla 45 uczestników z Litwy ( osoby dorosłe) w przedziale czasowym 28-30 sierpnia 2021 r.

a) Ilość noclegów – 2 noce;

b) zakwaterowanie uczestników w obiekcie znajdującym się w odległości nie większej niż 15 km od siedziby Zamawiającego tj. ul. Mickiewicza 33, 11-500 Giżycko;

c) uczestnikom wydarzenia należy zapewnić zakwaterowanie w pokojach 2,3,4 osobowych z pościelą i ręcznikami oraz z pełnym węzłem sanitarnym. Łazienki i ubikacje muszą znajdować się w budynku zakwaterowania w ilości odpowiedniej do ilości osób. W łazienkach powinna być możliwość korzystania z ciepłej i zimnej wody;

d) Wyżywienie: Wykonawca zapewni obowiązkowo całodzienne wyżywienie uczestnikom warsztatów (minimum 3 posiłki dziennie), dodatkowo zapewni napoje/wodę w ilości minimum 1,5 l na osobę, 3 dni przed dniem rozpoczęcia wydarzenia Zamawiający ma możliwość zgłoszenia ewentualnych preferencji żywieniowych (posiłki wegetariańskie, wegańskie, bezlaktozowe/bezglutenowe etc.), Wykonawca w dniu wyjazdu zapewni uczestnikom śniadanie i suchy prowiant na drogę;

e) Kadra: Wykonawca powinien zapewnić podczas całego pobytu opiekuna grupy oraz tłumacza języka litewskiego, którzy będą nadzorowali realizację programu wydarzenia (załącznik nr 1);

f) Przygotowanie i wydruk oraz dystrybucja plakatów, promocja projektu i wydarzenia;

g) Podczas trzydniowego wydarzenia Wykonawca zorganizuje imprezę plenerową „Jarmark folkloru” (29.08.2021r.) - zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia, oświetlenia scenicznego, obsługa techniczna, konferansjer, występ lokalnego zespołu muzycznego, zabezpieczenie medyczne, toalety, namioty, podczas imprezy przygotowanie pokazów warsztatów rzemiosła artystycznego – osoby prowadzące warsztaty oraz zakup materiałów do rękodzieła (organizacja imprezy w miejscowości Bystry, gmina Giżycko);

h) miejsce realizacji wydarzenia Gmina Giżycko

4. INFORMACJE DODATKOWE:

Wykonawca zapewnia:

a) ubezpieczenie wszystkich uczestników obozu podczas całego pobytu;

b) opłatę klimatyczną;

c) transport lokalny uczestników w okresie pobytu – Wykonawca zapewni uczestnikom obozu transport lokalny (autokar) organizacja wyjazdów na wizyty studyjne lub inne przewidziane w harmonogramie wydarzenia w przypadku ich znacznej odległości od miejsca zakwaterowania,

d) opiekę medyczną w trakcie trwania warsztatów.

e) Wykonawca zapewni niezbędne środki ochrony indywidualnej (maseczki, rękawice, przyłbice, środki dezynfekujące) w trakcie realizacji poszczególnych etapów realizacji usługi.

f) Wykonawca zapewni wszystkie materiały niezbędne do organizacji wydarzenia. 

4. Warunki udziału w postępowaniu

O Zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który spełnia  poniższe warunki potwierdzone oświadczeniem dołączonym do oferty:

a) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.

5. Opis sposobu przygotowania ofert

1.      Oferta powinna być złożona poprzez platformę zakupową

2.      Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę;

3.      Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych

4.      Oferta musi zawierać:

·         Pełną nazwę oferenta

·         Adres i siedzibę Oferenta, numer NIP i REGON

·         Cenę uwzględniającą wszystkie zobowiązania, przedstawioną w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT- jeżeli występuje.

·         Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania
w obrocie prawnym w imieniu Oferenta.

6. Miejsce oraz termin składania ofert

Ofertę należy złożyć w terminie do 12.08.2021 do godz. 10:00 poprzez platformę zakupową https://platformazakupowa.pl/. O zachowaniu powyższego terminu decyduje  data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 7. Wybór oferty, podpisanie umowy

1.      Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która ma najniższą łączną cenę brutto

2.      O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający powiadomi oferentów za pośrednictwem platformy zakupowej

3.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do nierozstrzygnięcia zapytania ofertowego lub odstąpienia od zawarcia umowy bez podania przyczyny.

4.      Zamawiający nie zwraca kosztów przygotowania i złożenia oferty.

5.      Zamówienie jest realizowane w ramach projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej V-A Litwa-Polska 2014-2020.

6.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu obozu ze względu na sytuację epidemiczną

8. WARUNKI ROZLICZENIA I PŁATNOŚCI

 1.        Płatność będzie dokonana po zrealizowaniu każdego z zadań na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 14 dni od daty jej wpływu do Zamawiającego.

2.        Fakturę należy wystawić na: Gminę Giżycko ul. Mickiewicza 33, 11-500 Giżycko, NIP 8451981949.

3.        Dodatkowych informacje ze strony Zamawiającego udziela Anna Duda-Kochańska,
adres e-mail: anna.duda@ugg.pl, tel. 87/429 99 82.

W załączeniu:

1.                  Program wydarzenia  „Jarmark folkloru” -  załącznik nr 1

2.                  Projekt umowy- załącznik nr 2

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: - niewystarczających środków na realizację zamówienia, - zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel………..........  

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.