ZAMAWIAJĄCY

KOMENDA WOJEWÓDZKA POLICJI

W ŁODZI

NIP 726-000-44-58 Regon 470754976

SPECYFIKACJA

WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne o wartości szacunkowej poniżej 750 000 euro prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji

na usługę hotelową dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających

konferencję OBWE

Nr postępowania: FZ-2380/63/22/MB

Postępowanie prowadzone jest na zasadach i warunkach określonych w ustawie
z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2022 poz. 1710)

Specyfikacja zawiera 15 stron i 4 załączniki

Specyfikację zatwierdził w dniu 08.11.2022 r.

Zastępca Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi

/-/ insp. Tomasz Jędrzejowski

Spis treści

1.	Nazwa i adres Zamawiającego	3

2.	Adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.	3

3.	Tryb udzielenia zamówienia	3

4.	Informacja, czy Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji.	3

5.	Opis przedmiotu zamówienia	3

6.	Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych	4

7.	Informacja o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 ustawy	4

8.	Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli Zamawiający dopuszcza ich składanie.	4

9.	Termin wykonania zamówienia:	4

10.	O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:	4

11.	Informacja o podmiotowych środkach dowodowych potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia	5

12.	Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych .	5

13.	Opis sposobu przygotowania oferty:	5

14.	Informacja o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.	6

15.	Opis sposobu przygotowania ofert oraz dokumentów wymaganych przez Zamawiającego w SWZ	8

16.	Wymagania dotyczące wadium	9

17.	Termin związania ofertą	10

18.	Sposób oraz termin składania i otwarcia ofert	10

19.	Opis sposobu obliczenia ceny	10

20.	Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą	11

21.	Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert	11

22.	Informacja o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej	12

23.	Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.	12

24.	Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.	12

25.	Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.	12

26.	Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy.	12

27.	Postanowienia końcowe.	13

28.	Klauzula informacyjna w związku z RODO.	13

ZAŁĄCZNIKI DO SWZ :	14

Wykonawca powinien zapoznać się z całością niniejszej Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) oraz ponieść wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

Nazwa i adres Zamawiającego

Zamawiającym jest: Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź NIP 726-000-44-58 Regon 470754976	Postępowanie prowadzi: Sekcja ds. Funduszy Pomocowych i Zamówień Publicznych KWP w Łodzi ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź http://przetargi.lodzka.policja.gov.pl/ https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_lodz e-mail: zampub@ld.policja.gov.pl tel. 47 841 22 95, 47 841 20 78, fax 47 841 20 80 godziny pracy: Poniedziałek – Piątek od 8:00 do 16:00

Adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia będą udostępniane na stronie internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/686215

Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 359 pkt. 2 w związku z art. 275 pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r., poz. 1710), zwanej dalej także uPzp.

Na podstawie art. 310 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

Informacja, czy Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji.

Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia negocjacji.

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających konferencję Organizacji Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie - OBWE w Łodzi w terminie od 29.11.2022 r. do 03.12.2022 r. – łącznie dla 560 osób.

55100000-1	- Usługi hotelarskie

55300000-3	- Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Usługa obejmuje w szczególności:

usługę hotelową

usługę gastronomiczną

Opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do SWZ.

Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot zamówienia zgodnie z postanowieniami umowy, której wzór zawarto w załącznik nr 4 do SWZ.

Zgodnie z art. 95 ust. 1 uPzp Zamawiający wymaga, aby Wykonawca/podwykonawca w okresie realizacji umowy zatrudniał minimum:

1 osobę przygotowującą posiłki

1 osobę obsługującą recepcję

na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 z późn. zm.).

Postanowienia dotyczące sposobu dokumentowania zatrudnienia oraz kontroli spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymagań dotyczących zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz postanowienia dotyczące sankcji z tytułu niespełnienia wymagań określonych w art. 95 ust. 1 określono w paragrafie 4 wzoru umowy.

Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych wg podziału:

Zadanie nr 1 - zakwaterowanie 50 osób

Zadanie nr 2 - zakwaterowanie 50 osób

Zadanie nr 3 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 4 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 5 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 6 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 7 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 8 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 9 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 10 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 11 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 12 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 13 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 14 - zakwaterowanie 30 osób

Zadanie nr 15 - zakwaterowanie 20 osób

Zadanie nr 16 - zakwaterowanie 20 osób

Zadanie nr 17 - zakwaterowanie 20 osób

Zadanie nr 18 - zakwaterowanie 20 osób

Zadanie nr 19 - zakwaterowanie 20 osób

Zamawiający nie ogranicza ilości zadań, w których zamówienie może zostać udzielone jednemu Wykonawcy.

Zamawiający dopuszcza zawarcie jednej umowy na kilka zadań z wyszczególnieniem tych zadań dla tego samego wykonawcy.

Informacja o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 ustawy

Zamawiający nie przewiduje udzielenia dodatkowych zamówień.

Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli Zamawiający dopuszcza ich składanie.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

Termin wykonania zamówienia:

Umowa zostaje zawarta na czas określony. Termin realizacji usługi od 29.11.2022 r. do 03.12.2022 roku.

Zamawiający podaje termin realizacji zamówienia konkretną datą z uwagi na fakt odbywającej się w Łodzi konferencji Organizacji Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie - OBWE.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

Nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 uPzp. oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022r poz. 835).

Zamawiający nie przewiduje wykluczenia Wykonawcy na podstawie art. 109 ust. 1 ustawy Pzp.

Zamawiający nie żąda wykazania braku podstaw do wykluczenia dla podwykonawców.

Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

Wykluczenie Wykonawcy następuje zgodnie z art. 111 uPzp.

Wykonawca nie podlega wykluczeniu w okolicznościach określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5, jeżeli udowodni Zamawiającemu, że spełnił łącznie przesłanki, o których mowa w art. 110 ust. 2 uPzp.

Zamawiający ocenia, czy podjęte przez Wykonawcę czynności, o których mowa w art. 110 ust. 2 uPzp, są wystarczające do wykazania jego rzetelności, uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu Wykonawcy. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności, nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający wyklucza Wykonawcę.

Spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące /art. 112 ust. 2 uPzp/:

zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;

Zamawiający odstępuje od określenia warunków udziału w postępowaniu

uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

Zamawiający odstępuje od określenia warunków udziału w postępowaniu

sytuacji ekonomicznej lub finansowej;

Zamawiający odstępuje od określenia warunków udziału w postępowaniu

zdolności technicznej lub zawodowej.

Zamawiający odstępuje od określenia warunków udziału w postępowaniu

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia /konsorcjum, spółka cywilna, osoby fizyczne działające razem/.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Żaden z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 uPzp oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022r poz. 835).

Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa:

oświadczenie, na podstawie art. 125 ust. 1 uPzp. potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Podwykonawcy

Zamawiający dopuszcza powierzenie części zamówienia podwykonawcom.

Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę, w załączniku nr 1 do SWZ – Formularzu ofertowym, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.

W realizacji zamówienia nie może brać udziału podwykonawca, który podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835).

Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.

Informacja o podmiotowych środkach dowodowych potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia

DOKUMENTY SKŁADANE Z OFERTĄ

w celu wstępnego potwierdzenia, że Wykonawca spełnia warunki udziału oraz, że nie podlega wykluczeniu

oświadczenie wykonawcy na podstawie art. 125 ust. 1 uPzp– wg załącznika nr 3 do SWZ.

Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych.

Nie dotyczy.

Opis sposobu przygotowania oferty:

Wykonawca składa ofertę poprzez platformę dedykowaną dla niniejszego postępowania na stronie Platformy zakupowej https://platformazakupowa.pl/transakcja/686215

Zgodnie z art. 63 ust. 2 uPzp Wykonawca składa ofertę, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, na którą składają się:

formularz ofertowy sporządzony wg załącznika nr 1 do SWZ – nie podlega uzupełnieniu,

oświadczenie Wykonawcy na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy, stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu – wg załącznika nr 3 do SWZ,

/jeżeli dotyczy/ pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli ofertę i oświadczenia składa w imieniu Wykonawcy pełnomocnik a umocowanie nie wynika z dokumentów rejestrowych: KRS, CEDIG.

/jeżeli dotyczy/ Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:

pełnomocnictwo lub inny dokument, w którym Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania wszystkich wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia (art. 58 ust. 2 uPzp);

dokumenty określone w pkt. 11.1.1 SWZ – złożone przez każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie;

Wypełniając formularz ofertowy, jak również inne dokumenty powołujące się na „Wykonawcę”, w miejscu np. „nazwa i adres Wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące podmiotu wspólnego, a nie pełnomocnika (lidera).

Jeżeli ofertę i załączniki podpisuje osoba inna niż wynika to ze sposobu reprezentacji wówczas musi być wraz z ofertą złożone pełnomocnictwo. W treści pełnomocnictwo musi zawierać określenie do jakich czynności w prowadzonym postępowaniu upoważniony jest pełnomocnik działający w imieniu Wykonawcy.

Pełnomocnictwo musi być załączone do oferty w oryginale w takiej samej formie jak składana oferta tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub osobistym. Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź też opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez pełnomocnika.

Dołączony do SWZ formularz ofertowy i druki załączników mogą stanowić wzór dla Wykonawcy przy opracowywaniu tych dokumentów. Dopuszcza się sporządzenie formularza ofertowego i załączników na drukach opracowanych przez Wykonawcę pod warunkiem zawarcia wszystkich informacji określonych we wzorze.

Informacja o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

W postępowaniu cała komunikacja, między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej poprzez platformę zakupową - https://platformazakupowa.pl/transakcja/686215 dedykowaną dla niniejszego postępowania poprzez wykorzystanie przycisku: „wyślij wiadomość do Zamawiającego” na stronie Platformy zakupowej.

Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza, opcjonalnie, komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego Wykonawcy.

Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określają: Regulamin Internetowej Platformy Zakupowej ( dostępny pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin) oraz Instrukcja składania oferty dla Wykonawcy (dostępna pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje).

Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie zamieszcza wymagania dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych za pośrednictwem platformazakupowa.pl, tj.:

stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

włączona obsługa JavaScript,

zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB.

We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP, TED lub ID postępowania).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie Pzp, prowadzi się pisemnie.

W postępowaniu komunikacja i wymiana informacji oraz oferty, dokumenty, oświadczenia, zapytania do treści SWZ, wyjaśnienia i inne informacje dotyczące postępowania składane są przez Wykonawcę wyłącznie za pośrednictwem platformy, na której prowadzone jest postępowanie. Złożenie oferty, dokumentów i oświadczeń, zapytań do treści SWZ, wyjaśnień i innych informacji w inny sposób, z pominięciem przekazania ich za pośrednictwem platformy zakupowej uważa się za nieskuteczne.

Zamawiający nie udziela ustnych informacji dotyczących postępowania, w szczególności dotyczących ogłoszenia, treści SWZ i ofert.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”).

Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 uPzp.

Postępowanie, w tym korespondencja w postępowaniu prowadzona jest w języku polskim. Oznacza to, że wszelka korespondencja oferta, oświadczenia oraz każdy dokument złożony wraz z ofertą sporządzony w języku obcym winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski.

W przypadku podmiotów wspólnych wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem (liderem).

W formularzu ofertowym Wykonawca poda adres poczty elektronicznej, na który będzie wysyłana korespondencja.

W sprawach technicznych związanych z obsługą platformy należy korzystać z pomocy Centrum Wsparcia Klienta, które udzieli wszelkich informacji związanych z procesem składania ofert, rejestracji czy innych aspektów technicznych platformy. Centrum Wsparcia Klienta dostępne codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 7.00 do 17.00 pod nr tel. 22 101 02 02.

Osobami upoważnionymi do komunikowania się z wykonawcami są:
p. Sylwia Świniarska, Krystian Kołodziejski – 47 841 20 78, Małgorzata Bozińska – 47 841 22 95 https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_lodz

Informacje o sposobie komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w przypadku zaistnienia jednej z sytuacji określonych w art. 65 ust. 1, art. 66 i art. 69 – nie dotyczy.

W sytuacji awarii platformy zakupowej Zamawiający dopuszcza, opcjonalnie, komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej. Adres poczty elektronicznej osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami: zampub@ld.policja.gov.pl

Opis sposobu przygotowania ofert oraz dokumentów wymaganych przez Zamawiającego w SWZ

Do oświadczeń i dokumentów składanych przez Wykonawcę w postępowaniu zastosowanie mają w szczególności przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (DZ. U. 2415) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2452).

Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty, wniosku w tym przedmiotowych środków dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany lub podpis osobisty Wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu.

Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą. Poprzez oryginał należy rozumieć dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie elektronicznej podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione.

Oferta powinna być:

sporządzona na podstawie załączników niniejszej SWZ w języku polskim,

złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformazakupowa.pl

podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione.

Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez Wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać “Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) (UE) nr 910/2014 - od 1 lipca 2016 roku”.

W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAdES zewnętrzny. Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików tj. podpisywanych plików z danymi oraz plików XAdES.

Zgodnie z art. 18 ust. 3 ustawy Pzp, nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, załączając stosowne wyjaśnienia, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Na platformie w formularzu składania oferty znajduje się miejsce wyznaczone do dołączenia części oferty stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca ma obowiązek oznakowania i oddzielenia części zawierającej tajemnicę przedsiębiorstwa od części jawnej składanej oferty. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5.

Wykonawca, za pośrednictwem platformazakupowa.pl może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Sposób dokonywania zmiany lub wycofania oferty zamieszczono w instrukcji zamieszczonej na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe spowoduje odrzucenie ofert.

Dokumenty i oświadczenia składane przez Wykonawcę powinny być w języku polskim, chyba że w SWZ dopuszczono inaczej. W przypadku załączenia dokumentów sporządzonych w innym języku niż dopuszczony, Wykonawca zobowiązany jest załączyć tłumaczenie na język polski.

Zgodnie z definicją dokumentu elektronicznego z art. 3 ustęp 2 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, opatrzenie pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym lub osobistym jest jednoznaczne z podpisaniem oryginału dokumentu, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego Wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia, przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, albo przez podwykonawcę.

Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (KRI), minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.

Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń:

.zip

.7Z

Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi maksymalnie 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi maksymalnie 5MB.

W przypadku stosowania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na rozszerzenie .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym w formacie PAdES.

Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć podpisem w formacie XAdES o typie zewnętrznym. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.

Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.

Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik o rozszerzeniu .zip, zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty.

Wymagania dotyczące wadium

Zamawiający nie żąda wadium.

Termin związania ofertą

Wykonawca pozostaje związany ofertą do dnia 15.12.2022 r.

Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Sposób oraz termin składania i otwarcia ofert

Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Formularza drogą elektroniczną, poprzez odpowiednią stronę, dedykowaną dla niniejszego postępowania https://platformazakupowa.pl/transakcja/686215 lub profilu nabywcy - https://platformazakupowa.pl/pn//kwp_lodz

Termin składania ofert upływa dnia 16.11.2022 r. o godz. 9:00.

Wykonawca, do upływu terminu składania ofert Wykonawca może wycofać, zmienić ofertę.
Przez zmianę oferty rozumie się złożenie nowej oferty i wycofanie poprzedniej. Powyższe należy wykonać zgodnie z postanowieniami pkt. 18.1 SWZ oraz instrukcją składania ofert dla Wykonawcy dostępną na stronie Platformy.

Oferta złożona po terminie nie podlega otwarciu.

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16.11.2022 r. o godz. 9:15 - w Sekcji ds. Funduszy Pomocowych i Zamówień Publicznych, ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź, poprzez wykorzystanie odpowiedniej, dedykowanej strony dla niniejszego postępowania na https://platformazakupowa.pl/pn//kwp_lodz.

W przypadku awarii systemu teleinformatycznego przy użyciu którego następuje otwarcie, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym w pkt 18.5.SWZ, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia

Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje, o których mowa w art. 222 ust. 5 uPzp.

Opis sposobu obliczenia ceny

Cena oferty jest ceną brutto i należy przez nią rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 1
i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. 2019 r. poz. 178 ze zm.), tj. wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar.

W cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym. Przez cenę rozumie się również stawkę taryfową.

Cenę oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz wpisać w formularz ofertowy.

Do wyliczenia ceny oferty należy przyjąć stawkę 8% VAT na usługi gastronomiczne oraz na usługi hotelowe.

Zamawiający nie będzie udzielał zaliczek na wykonanie przedmiotu zamówienia.

Zgodnie z art. 225. 1 uPzp jeżeli Wykonawca złożył ofertę, której wybór prowadzi do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, ze zm.), dla celów zastosowania kryterium ceny Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć. W tym przypadku Wykonawca ma obowiązek:

poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;

wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

Informację w powyższym zakresie Wykonawca podaje w Formularzu ofertowym. Brak złożenia ww. informacji będzie postrzegany jako brak powstania obowiązku podatkowego u Zamawiającego.

Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą

Zamawiający nie dopuszcza rozliczeń w walutach innych niż PLN. Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację niniejszego zamówienia zostały określone we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 5 do SWZ.

Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty,
wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

Oferty niepodlegające odrzuceniu będą oceniane na podstawie kryterium:

cena oferty brutto (C) – 60 pkt

gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (G) – 20pkt

odległość hotelu od Dworca Łódź Fabryczna (O) – 15 pkt

kategoria hotelu (K) – 5 pkt

Opis kryterium:

cena oferty – (C) punkty za kryterium będą przyznawane na podstawie ceny podanej w Formularzu ofertowym, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.

Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia otrzyma 60 pkt., pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej wg wzoru:

C =	najniższa cena wśród złożonych ofert (wartość brutto) [PLN]	x 60
cena oferty badanej (wartość brutto) [PLN]

gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (G) – informacja podana w Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.

Punkty za kryterium będą liczone wg zasady:

gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej	– 20 pkt

brak gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej	– 0 pkt

W przypadku nie podania w ofercie informacji o gotowości kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej wykonawca otrzyma 0 pkt. w kryterium.

odległość hotelu od Dworca Łódź Fabryczna (O) – na podstawie adresu hotelu podanego w Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.

Punkty zostaną przyznane wg wzoru:

O =	100 - Ox	x 15
100

gdzie: Ox – odległość między hotelem a Dworcem Łódź Fabryczna w badanej ofercie.

Maksymalna odległość hotelu nie może być większa niż 100 km od Dworca Łódź-Fabryczna a jego lokalizacja znajdować się na terenie woj. łódzkiego pod rygorem odrzucenia oferty.

Przy określeniu odległości i punktowaniu tego kryterium Zamawiający będzie korzystał ze strony internetowej https://www.google.pl/maps wpisując adres siedziby hotelu z formularza ofertowego Wykonawcy i adres Dworca Łódź Fabryczna, Plac Bronisława Sałacińskiego 1, 90-128 Łódź – jazda samochodem - trasa najszybsza.

W przypadku nie wpisania dokładnego adresu hotelu – miejscowość, ulica z numerem - oferta zostanie odrzucona za niezgodność z SWZ.

kategoria hotelu (K) – informacja podana w Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ

Punkty za kryterium kategoria hotelu będą liczone wg zasady:

kategoria hotelu 5*	– 5 pkt.

kategoria hotelu 4*	– 4 pkt.

kategoria hotelu 3*	– 3 pkt.

kategoria hotelu 2*	– 2 pkt.

kategoria hotelu 1*	– 1 pkt.

bez gwiazdki	– 0 pkt.

W przypadku nie podania w ofercie kategorii hotelu wykonawca otrzyma 0 pkt. w kryterium.

Kategoria hotelu w rozumieniu przepisów ustawy o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2211 ze zm.) i Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2017, poz. 2166, ze zm.)

Suma uzyskanych przez Wykonawcę punktów zostanie wyliczona wg wzoru:

S = C + G + O + K

Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta, która przedstawi najkorzystniejszy bilans kryteriów wyliczony wg powyższego wzoru (uzyska największą ilość punktów).

Informacja o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej

Zamawiający nie przewiduje wyboru oferty za pomocą aukcji elektronicznej.

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Nie dotyczy.

Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem art. 577, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt. 24.1 jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego złożono tylko jedną ofertę.

Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza zostanie poinformowany przez Zamawiającego o miejscu i terminie podpisania umowy.

Do dnia podpisania umowy z Zamawiającym podmioty występujące wspólnie, których oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, muszą podpisać umowę o współdziałaniu podmiotu wspólnego (dla spółek cywilnych utworzonych przez osoby fizyczne może to być umowa spółki). Nie może ona być zawarta na czas krótszy niż okres realizacji umowy
z Zamawiającym. Zamiast powyższego dokumentu Zamawiający dopuszcza złożenie wraz
z ofertą umowy o wspólnej działalności.

W przypadku wyboru Wykonawcy będącego spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, którego wartość oferty przewyższa dwukrotnie wysokość kapitału zakładowego Wykonawca zobowiązany jest najpóźniej w dniu zawarcia umowy do przedłożenia odpisu umowy spółki lub uchwały wspólników wyrażającej zgodę na zaciągnięcie zobowiązania (art. 230 Kodeksu Spółek Handlowych). Powyższe dotyczy również Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego.

Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

Wzór umowy został przedstawiony w załączniku nr 4 do SWZ.

Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy.

Środki ochrony prawnej określono w Dziale IX uPzp – środki ochrony prawnej.

Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.

Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 513 odwołanie przysługuje na:

niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.

Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

Odwołanie wnosi się w terminach określonych w art. 515 uPzp. i musi ono zawierać informacje określone w art. 516 uPzp.

Postanowienia końcowe.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą SWZ mają zastosowanie pozostałe postanowienia ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. (tj. Dz. U. 2022 poz. 1710).

Klauzula informacyjna w związku z RODO.

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) informuję Pana/Panią o tym,
w jaki sposób Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi przetwarza Pana/Pani dane osobowe:

Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest Komendant Wojewódzki Policji w Łodzi
z siedzibą przy ul. Lutomierskiej 108/112 w Łodzi, kod 91-048.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (IOD) – e-mail: iod@ld.policja.gov.pl

Dane osobowe, zwane dalej „danymi”, przetwarzane są:

na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, tj. realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę hotelową dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających konferencję OBWE FZ-2380/63/22/MB prowadzonego w oparciu o ustawę z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa PZP), w trybie podstawowym bez negocjacji art. 275 pkt. 1.

w przypadku wyboru Pana/Pani oferty na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu wykonania umowy zawartej z Komendantem Wojewódzkim Policji bądź jego przedstawicielem prawnym lub podjęcie działań na Pana/Pani żądanie przed jej zawarciem.

Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają
z ustawy PZP.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP, oraz inne jednostki Policji w celu i zakresie koniecznym do realizacji umowy.

W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych osobowych, przysługuje Panu/Pani prawo do:

dostępu do treści danych, na podstawie art. 15 RODO z zastrzeżeniem, że udostępniane dane osobowe nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest Komendant Wojewódzki Policji
w Łodzi;

sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO;

ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO - jeżeli kwestionuje Pan/Pani prawidłowość przetwarzanych danych, uważa, że są przetwarzane niezgodnie z prawem, bądź sprzeciwia się ich przetwarzaniu.

W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku wybrania Pani/Pana oferty i podpisania umowy, jeżeli okres trwania umowy przekracza 4 lata, przez cały czas obowiązywania umowy, a po tym czasie przez okres wynikający z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sposób kwalifikowania spraw oraz czas ich przechowywania określa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Policji stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 roku.

Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

ZAŁĄCZNIKI DO SWZ :

Załącznik nr 1	– Formularz ofertowy

Załącznik nr 2	– Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 3	– Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braków podstaw do wykluczenia

Załącznik nr 4	– Wzór umowy

Załącznik nr 1 do SWZ

FZ- 2380/63/22/MB

FORMULARZ OFERTOWY

do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne o wartości poniżej 750 000 euro prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji na usługę hotelową dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających

konferencję OBWE

Pełna nazwa i siedziba Wykonawcy

/w przypadku podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie - konsorcja, spółki cywilne wpisać wszystkich uczestników/wspólników/

……………………………………………………………………………………….……………………………

REGON ........................................................... NIP ........................................................................

Dane do korespondencji i kontaktu:

Telefon ........................................ kom .......................................

Adres e- mail………………………………………………………………………………………….…………

Oświadczam, że zgodnie z ………………………………………………… /wskazać odpowiedni dokument, z którego wynika prawo do reprezentacji Wykonawcy – KRS, CEIDG, pełnomocnictwo/

do reprezentacji Wykonawcy w postępowaniu, złożenia i podpisania oferty wraz
z załącznikami uprawniony jest:

……………………………………………………….....................................................................................

/imię i nazwisko osoby/osób/

Mając na uwadze definicję MŚP określoną w zaleceniu nr 2003/361/WE Komisji Europejskiej oświadczamy, iż (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu):

☐ mikroprzedsiębiorstwo	☐ mały przedsiębiorca	☐ średni przedsiębiorca
☐ jednoosobowa działalność gospodarcza	☐ osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej	☐ inny rodzaj

Oświadczam / oświadczamy, że:

zapoznałem/- am się z zapisami SWZ wraz z załącznikami, nie wnoszę / wnosimy do niej zastrzeżeń, w szczególności do załącznika nr 2 do SWZ oraz zdobyłem /- am konieczne informacje do przygotowania oferty;

spełniam wszystkie wymogi i wymagania Zamawiającego, o których mowa w treści SWZ i zobowiązuję się do świadczenia usługi zgodnie z zapisami SWZ i wzoru umowy;

akceptuję/- my wzór umowy stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ i zobowiązuję/- my się, w przypadku wyboru mojej/naszej oferty, do zawarcia umowy na wymienionych w niej warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego;

przystępując do postępowania uzyskałem wszelkie niezbędne informacje co do ryzyka, trudności i wszelkich innych okoliczności jakie mogą mieć wpływ na ofertę przetargową i biorę pełną odpowiedzialność za odpowiednie wykonanie przedmiotu umowy.

zgodnie z pkt. 5.5 SWZ i zapisami zawartymi w załączniku nr 4 do SWZ zobowiązuję się zatrudnić min. 2 osoby na umowę o pracę.

Oświadczam/ oświadczamy, że:

dane osobowe przekazane w ofercie oraz załącznikach są przetwarzane i udostępnione Zamawiającemu zgodnie z art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

wypełniłem/-liśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu

/W przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia Wykonawca nie składa /usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie/

przyjmuje do wiadomości i akceptuje zapisy klauzuli informacyjnej zawartej w pkt. 28 SWZ

Imię i nazwisko, nr telefonu, fax. oraz e-mail osoby upoważnionej do kontaktów z Zamawiającym:

………………………………………………………………………………………………………………...

Oświadczam / oświadczamy, że zamówienie zamierzamy wykonać /właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu/:

☐	samodzielnie,

☐	przy udziale podwykonawców, w zakresie niżej opisanych części zamówienia:

l.p.	Nazwa podwykonawcy	Opis części zamówienia powierzonej podwykonawcy
1
2

UWAGA

Jeżeli Wykonawca pozostawi powyższą tabelę niewypełnioną to Zamawiający przyjmie, iż Wykonawca samodzielnie zrealizuje całe niniejsze zamówienie

Zgodnie z art. 225 ust. 1 uPzp oświadczamy, że wybór mojej/naszej oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług /właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu/:

☐	NIE

☐ TAK /należy załączyć informację zgodnie z art. 225 ust. 2 Pzp/

Kryteria oceny ofert:

/Należy wypełnić dla tych części, na które składana jest oferta. Pozostałe części usunąć, przekreślić lub pozostawić niewypełnione./

CZĘŚĆ nr 1 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 2 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 3 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 4 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 5 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 6 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 7 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 8 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 9 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 10 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 11 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 12 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 13 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 14 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 15 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 16 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 17 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki
CZĘŚĆ nr 18 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki

CZĘŚĆ nr 19 Cena oferty brutto ……………….. zł (słownie: ………………………………………………………….) Gotowość kuchni do wydania ciepłego posiłku w porze nocnej (właściwe należy oznaczyć znakiem „x” w polu kwadratu): ☐ TAK ☐ NIE adres i nazwa kompleksu hotelowego: …………………………………………….. …………………………………………………………..……… Kategoria hotelu: ……………….gwiazdki

Załącznik nr 2 do SWZ

FZ- 2380/63/22/MB

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających konferencję Organizacji Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie - OBWE w Łodzi w terminie od 29.11.2022 r. – 03.12.2022 r. W skład pakietu wchodzi usługa hotelowa i usługa gastronomiczna.

55100000-1	- Usługi hotelarskie

55300000-3	- Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Informacje o przedmiocie zamówienia (dla części od 1 do 19)

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających konferencję Organizacji Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie - OBWE w Łodzi w terminie od 29.11.2022 r. do 03.12.2022 r. – łącznie dla 560 osób, w podziale na 19 części.

Zamawiający wymaga, aby obiekt był wpisany do ewidencji obiektów hotelarskich i spełniał wymagania przewidziane dla rodzaju i kategorii, do których został zaszeregowany zgodnie z przepisami Ustawy o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2211 ze zm.) i Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2017, poz. 2166, ze zm.).

Świadczenie usługi żywienia będzie odbywało się zgodnie z Ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2020 r., poz. 2021 ze zm.).

Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje:

usługę hotelową

usługę gastronomiczną

Zamawiający wymaga aby przedmiot zamówienia był świadczony w obiekcie zlokalizowanym na terenie województwa łódzkiego w odległości do 100 km od Dworca Łódź Fabryczna (w celu sprawdzenia odległości Zamawiający będzie korzystał ze strony internetowej https://www.google.pl/maps ustalając trasę, która będzie najszybsza).

Wybór oferenta nastąpi wg formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1.

Wykonawca gwarantuje niezmienność warunków realizacji usług objętych zakresem Umowy przez okres jej wykonywania, z zastrzeżeniem pkt 9.

Jeżeli w dacie, w której ma być realizowany przedmiot zamówienia, władze publiczne wprowadzą ograniczenia w zakresie zakwaterowania lub organizacji posiłków, które zostały opisane w Opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca będzie miał obowiązek podjąć dodatkowe czynności mające na celu realizację przedmiotu zamówienia z zastosowaniem obowiązujących obostrzeń, tj. bez naruszania zakazów, zgodnie z ograniczeniami itp. (np. zwiększenie odległości pomiędzy uczestnikami, zapewnienie środków dezynfekujących, ochrony osobistej, zachowania rygorów sanitarnych podczas wydawania posiłków czy ilości osób przebywających w jednym pokoju) – by móc spełnić wymagania w ramach maksymalnej zaoferowanej kwoty wynagrodzenia.

Usługa hotelowa

Wykonawca w ramach usługi noclegu, zakwateruje funkcjonariuszy w pokojach jedno
bądź wieloosobowych z pojedynczymi łóżkami. Łóżko podwójne (małżeńskie) traktowane będzie przez Zamawiającego jako pojedyncze.

Zamawiający dopuszcza możliwość kwaterowania osób na dostawionych łóżkach jednoosobowych tzw. „dostawkach”.

Wykonawca w miarę możliwości udostępni pokoje dla funkcjonariuszy przed godz. 14.00.

Parking

Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe w podziale:

Dla zadania od 1 do 2 – 10 miejsc parkingowych dla busów (o minimalnej wysokości 2,90 m)

Dla zadania od 3 do 14 – 15 miejsc parkingowych dla aut osobowych

Dla zadania od 15 do 19 – 10 miejsc parkingowych dla aut osobowych

Wyżywienie

Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia każdemu zakwaterowanemu funkcjonariuszowi śniadania, obiadokolacji oraz trzeciego posiłku w postaci suchego prowiantu wydawanego podczas śniadania natomiast w nagłych sytuacjach przy obiadokolacji.

Usługa gastronomiczna rozpoczyna się w dniu 29.11.2022 r. od obiadokolacji a kończy się w dniu 03.12.2022 r. śniadaniem.

W sytuacji kiedy zakwaterowany funkcjonariusz nie będzie mógł skorzystać ze śniadania bądź obiadokolacji Wykonawca zapewni posiłek I-szy lub II-gi w postaci suchego prowiantu (na wynos). Informację dotyczącą liczby funkcjonariuszy korzystających ze stacjonarnego śniadania i obiadokolacji lub w zamian z suchego prowiantu (na wynos) Wykonawca otrzyma, do godziny 22.00, od Zamawiającego w dniu poprzedzającym wydanie posiłków.

Wykonawca zobligowany jest do całodobowego zapewnienia gorącej herbaty i kawy w pomieszczeniu gdzie będą przygotowane gotowe paczki w postaci suchego prowiantu dla zakwaterowanych funkcjonariuszy.

Uwaga:

Gotowość wydania posiłków przez Wykonawcę w porze innej niż standardowe godziny wydawania posiłków (pora nocna) stanowi kryterium oceny ofert.

Śniadanie (I-szy posiłek) – świadczone zgodnie ze standardową ofertą Wykonawcy.

Obiadokolacja (II-gi posiłek) - powinna obejmować co najmniej dwa dania gorące - świadczone zgodnie ze standardową ofertą Wykonawcy

Zamawiający wymaga, aby ciepłe posiłki były zapewnione dla wszystkich zakwaterowanych.

Suchy prowiant (III-ci posiłek) – powinien być pakowany osobno dla każdego funkcjonariusza.

Przykładowy suchy prowiant

trzy bułki

masło

wędlina pakowana hermetycznie, żółty ser pakowany hermetycznie lub serek topiony

warzywo lub owoc

baton czekoladowy lub energetyczny

napój butelkowany

sztućce dopasowane odpowiednio do suchego prowiantu.

Całodniowe średnie wartości energetyczne produktów żywnościowych powinno wynosić nie mniej niż 2600 kcal.

Załącznik nr 3 do SWZ

FZ- 2380/63/22/MB

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.

Prawo zamówień publicznych (dalej jako: uPzp)

DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

oraz SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Nazwa Wykonawcy …............................................................................................

na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne o wartości szacunkowej poniżej 750 000 euro prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji na usługę hotelową dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających konferencję OBWE oświadczam, co następuje:

OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE PODSTAW WYKLUCZENIA:

nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp;

nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835).

Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. …………. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 108 ust. 1 pkt 1,2,5 ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 110 ust. 2 ustawy Pzp podjąłem następujące środki naprawcze:

…………………………………………………………………………………………..…………………...........……………………………………………………………………………………………………………..………

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w SWZ.

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższym oświadczeniu są aktualne
i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……., dnia ………….……. r.

(miejscowość)

Załącznik nr 4 do SWZ

FZ- 2380/63/22/MB

PROJEKT

UMOWA NR ……/2022/Kb

na świadczenie usługi hotelarskiej

zawarta w dniu ............................. w Łodzi pomiędzy

Skarbem Państwa - Komendantem Wojewódzkim Policji w Łodzi

z siedzibą przy ul. Lutomierskiej 108/112,

REGON : 470754976, NIP : 726-000-44-58,

reprezentowanym przez:

insp. Tomasza Jędrzejowskiego – Zastępcę Komendanta Wojewódzkiego Policji w Łodzi do spraw logistyki,

zwanym dalej Zamawiającym,

a

(dane Wykonawcy)

- imię i nazwisko właściciela/-i, nazwa firmy i jej adres oraz adres do doręczeń, ewentualnie dane organu rejestracyjnego, NIP, Regon, Pesel,

- nazwa firmy, siedziba, oznaczenie sądu rejestrowego i nr rejestru, imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji, NIP, Regon,

zwanym dalej Wykonawcą,

łącznie dalej zwanymi „ Stronami” lub każda z osobna „Stroną”,

na podstawie dokonanego przez Zamawiającego wyboru oferty w trybie podstawowoym bez negocjacji, art. 275 pkt. 1 w zw. z art. 359 pkt 2 uPzp, nr sprawy Fz-2380/…/2022/….
o następującej treści:

§ 1 - PRZEDMIOT UMOWY

Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi hotelarskiej wraz z żywieniem dla ______ osób (dostosować odpowiednio do części), zwanej dalej również „usługą” lub „przedmiotem zamówienia” dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających konferencję Organizacji Bezpieczeństwa i Współpracy w Europie – OBWE w Łodzi
w terminie od 29 listopada do 3 grudnia 2022r. zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, zawartym w załączniku nr 2 do niniejszej Umowy, zwanym dalej „Opisem”. Zamówienie obejmuje:

usługę noclegu zgodnie z Opisem,

usługę gastronomiczną zgodnie z Opisem.

W ramach usługi noclegu, Wykonawca zakwateruje wskazanych przez Zamawiającego funkcjonariuszy Policji w pokojach jedno bądź wieloosobowych z pojedynczymi łóżkami. Zamawiający dopuszcza możliwość kwaterowania osób na dostawionych łóżkach jednoosobowych tzw. dostawkach.

Wykonawca w miarę możliwości udostępni pokoje dla funkcjonariuszy Policji przed godz. 14.00.

W ramach usługi gastronomicznej, Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia każdemu zakwaterowanemu funkcjonariuszowi Policji śniadania, obiadokolacji oraz trzeciego posiłku
w postaci suchego prowiantu wydawanego podczas śniadania, natomiast w nagłych sytuacjach przy obiadokolacji.

W sytuacji kiedy zakwaterowany funkcjonariusz nie będzie mógł skorzystać ze śniadania
bądź obiadokolacji Wykonawca zapewni również posiłek I-szy lub II-gi w postaci suchego prowiantu (na wynos). Informację dotyczącą liczby funkcjonariuszy korzystających ze stacjonarnego śniadania i obiadokolacji lub w zamian z suchego prowiantu (na wynos) Wykonawca otrzyma, do godziny 22.00, od Zamawiającego w dniu poprzedzającym wydanie posiłków.

Wykonawca zobligowany jest do całodobowego zapewnienia gorącej herbaty i kawy
w pomieszczeniu gdzie będą przygotowane gotowe paczki w postaci suchego prowiantu dla zakwaterowanych funkcjonariuszy.

Wykonawca zobowiązuje się do wydawania posiłków zgodnie z Opisem.

Wykonawca zobowiązuje się do wydania obiadokolacji w porze innej, niż standardowe godziny wydania posiłków (pora nocna). (zapis umowny zostanie dostosowany do złożonego formularza ofertowego – kryterium oceny ofert).

Jeżeli w dacie, w której ma być realizowana umowa, władze publiczne wprowadzą ograniczenia w zakresie zakwaterowania lub organizacji posiłków, które zostały opisane w Opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca będzie miał obowiązek podjąć dodatkowe czynności mające na celu realizację przedmiotu zamówienia z zastosowaniem obowiązujących obostrzeń, tj. bez naruszania zakazów, zgodnie z ograniczeniami itp. (np. zwiększenie odległości pomiędzy uczestnikami, zapewnienie środków dezynfekujących, ochrony osobistej, zachowania rygorów sanitarnych podczas wydawania posiłków) – by móc spełnić wymagania w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 3 ust. 1.

Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe w ilości ………. dla busów o min. wysokości 2,90 m / dla aut osobowych (dostosować odpowiednio do części).

§ 2 - TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA UMOWY

Umowa zostaje zawarta na czas określony. Termin realizacji usługi:
od 29.11.2022 r. do 03.12.2022 r.

Miejscem świadczenia usługi jest: ……………………………………………………………………………………………………………

(dokładny adres, nazwa obiektu)

Wykonawca oświadcza, że obiekt, o którym mowa w ust. 2 wpisany jest do ewidencji obiektów hotelarskich i spełnia wymagania przewidziane dla rodzaju i kategorii, do których został zaszeregowany zgodnie z przepisami ustawy o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2020r. poz 2211 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r., poz. 2166).

§ 3 – WYNAGRODZENIE

Wartość przedmiotu umowy określonego w § 1 Strony ustalają na kwotę brutto …………………. (słownie:……………………………………………..)

Sposób finansowania: środki budżetowe – rozdziały 75404, paragraf 4300, pozycja budżetowa 7-430019, 5-430009

Wartość przedmiotu umowy brutto obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją Zadania,
z uwzględnieniem podatku od towarów i usług VAT, innych opłat (w tym opłaty klimatycznej)
i podatków oraz ewentualnych upustów i rabatów.

Termin płatności (przelew) wynosi do 30 dni od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionych faktur VAT (odrębnie dla usługi noclegowej i usługi gastronomicznej), które nastąpi po podpisaniu protokołu wykonania usługi, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do umowy. Faktury będą wskazywać numer rachunku bankowego Wykonawcy, znajdujący się w wykazie podmiotów prowadzonym przez administrację skarbową, na podstawie odrębnych przepisów podatkowych.

Zamawiający nie przewiduje płacenia zaliczek. Uregulowanie należności nastąpi po wykonaniu usługi.

W przypadku braku rachunku bankowego w wykazie na dzień płatności faktury, Wykonawca jest zobowiązany do skorygowania faktury poprzez wskazanie w jej treści rachunku bankowego znajdującego się w wykazie. W takim przypadku bieg terminu płatności rozpoczyna się od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury korygującej.

Zamawiający nie wyraża zgody na przeniesienie przez Wykonawcę wierzytelności wynikających
z niniejszej umowy na osoby trzecie.

Wykonawca nie ma prawa obciążyć Zamawiającego za usługi dodatkowe, nieobjęte przedmiotem Umowy, takie jak np. korzystanie z płatnej telewizji, korzystanie z minibaru
w pokojach, korzystanie z telefonu lub pralni. Uregulowanie zobowiązań z tego tytułu będzie obciążało poszczególnych kwaterowanych funkcjonariuszy Policji.

Za datę zapłaty Strony uznają datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

§ 4 – ZATRUDNIENIE NA POSTAWIE UMOWY O PRACĘ

Wykonawca/podwykonawca zobowiązuje się, iż w okresie realizacji umowy będzie zatrudniał na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r., poz. 1510) minimum 1 osobę przygotowującą posiłki oraz 1 osobę obsługującą recepcję.

W celu weryfikacji realizacji zatrudnienia Wykonawca / podwykonawca będzie zobowiązany na żądanie Zamawiającego, nie dłużej niż w ciągu 2 dni roboczych, do przedłożenia Wykazu zatrudnienia osób. Wraz z wykazem należy złożyć oświadczenie potwierdzające fakt zatrudnienia wykazanych osób na podstawie umowy o pracę. Oświadczenie w formie pisemnej powinno zawierać w szczególności:

dane podmiotu składającego oświadczenie,

datę złożenia,

wskazanie liczby osób zatrudnionych,

rodzaj umowy o pracę,

podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy/ podwykonawcy,

Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę/podwykonawcę zanonimizowanych umów o pracę i dokumentów potwierdzających odprowadzenie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracowników realizujących zamówienie.

Anonimizacja umów o pracę oraz dowodów potwierdzających zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, powinna zostać przeprowadzona w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników tj. usunięcie z umów o pracę danych osobowych pracowników w szczególności: adresów, nr pesel pracowników, informacje tj. data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę powinny być możliwe do zweryfikowania.

Nieprzedłożenie przez Wykonawcę/ podwykonawcę wykazu osób wraz z ich oświadczeniami
w terminie wskazanym przez Zamawiającego będzie traktowane, jako niewypełnienie obowiązku,
o którym mowa w ust. 1.

W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wskazanych w wykazie osób, Zamawiający ma możliwość zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

Wykonawca zobowiązuje się poinformować (art. 14 RODO) osoby, których oświadczenia stanowią załącznik do wykazu o udostępnieniu ich danych osobowych (imienia i nazwiska) Zamawiającemu i o przetwarzaniu tych danych (w szczególności poprzez przechowywanie i utrwalanie) przez Zamawiającego w celu realizacji niniejszej umowy, poprzez zapoznanie z klauzulą informacyjną znajdującą się pod adresem: http://bip.lodz.kwp.policja.gov.pl/KPL/ochrona-danych-osobowyc/28144,Ochrona-danych-osobowych.html.

W przypadku niewypełnienia powyższych obowiązków Zamawiający naliczy karę umowną,
o które mowa w § 5 ust.1 pkt 2.

§ 5 - KARY UMOWNE

Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości:

50% wartości brutto przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 3 ust. 1, w razie odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze stron z powodu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy,

5% wartości brutto przedmiotu Umowy, w przypadku nienależnego wykonania Umowy przez Wykonawcę, za każdy stwierdzony przypadek, nie więcej niż 50 % wartości brutto umowy wskazanej w § 3 ust.1,

za ujawnienie informacji, o których mowa w § 6 ust. 3 w wysokości 3.000 zł, za każdy taki stwierdzony przypadek.

Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 50 % wartości brutto umowy wskazanej w § 3 ust.1.

Przez nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust.1 należy rozumieć wykonanie usługi niezgodnie z którymkolwiek zapisów umowy. Zamawiający jest uprawniony do odstąpienia od umowy w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o okoliczności uzasadniającej odstąpienie.

Zamawiający może obciążyć Wykonawcę karami umownymi, o których mowa w ust. 1 niezależnie od tego, czy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę poniósł jakąkolwiek szkodę.

Jeżeli kara umowna nie pokrywa poniesionej szkody w całości, Zamawiający będzie dochodził odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego.

Należności wynikające z kar umownych, Zamawiający może potrącić przy opłacaniu faktury za realizację przedmiotu Umowy.

Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań w ramach Umowy, jeżeli takie niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest wynikiem Siły Wyższej.

W rozumieniu niniejszej Umowy „Siła Wyższa” oznacza okoliczności pozostające poza kontrolą Stron i uniemożliwiające lub znacznie utrudniające wykonanie przez tę Stronę jej zobowiązań, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy ani im zapobiec przy dołożeniu należytej staranności.

Za Siłę Wyższą nie uznaje się niedotrzymanie zobowiązań przez kontrahenta – dostawcę Wykonawcy lub też podwykonawcę.

W przypadku zaistnienia okoliczności Siły Wyższej, Strona, która powołuje się na te okoliczności, niezwłocznie zawiadomi drugą Stronę na piśmie o jej zaistnieniu i przyczynach.

W razie zaistnienia Siły Wyższej wpływającej na termin realizacji umowy, Zamawiającemu przysługuje możliwość odstąpienia od umowy w terminie 3 (trzy) dni kalendarzowych od dnia zawiadomienia, o którym mowa w ust.9.

Wykonawca, w przypadku korzystania przy realizacji przedmiotu Umowy z pomocy podwykonawców, odpowiada za ich zachowania, jak za własne.

§ 6 - INNE POSTANOWIENIA

Strony postanawiają, że przy wykonywaniu bieżącego nadzoru nad realizacją umowy działać będą:

ze strony Zamawiającego:

…………………………………………………………..e-mai, tel:......................................

………………………………………………………….., e-mail, tel:.................................................

ze strony Wykonawcy:

…………………………………………………………..e-mai, tel:......................................

………………………………………………………….., e-mail, tel:...............................................

Wykonawca zobowiązuje się poinformować (art. 14 RODO) osoby, o których mowa w ust. 1 pkt 2 o udostępnieniu ich danych osobowych (imienia i nazwiska) Zamawiającemu i o przetwarzaniu tych danych (w szczególności poprzez przechowywanie i utrwalanie) przez Zamawiającego w celu realizacji niniejszej umowy, poprzez zapoznanie z klauzulą informacyjną znajdującą się pod adresem: http://bip.lodz.kwp.policja.gov.pl/KPL/ochrona-danych-osobowyc/28144,Ochrona-danych-osobowych.html.

Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących Zamawiającego, danych osób korzystających z usług, niezależnie od ich formy, pozyskanych w trakcie realizacji niniejszej Umowy.

Wykonawca, jako administrator danych osób korzystających z usług, zobowiązany jest do wypełnienia wszelkich obowiązków wynikających z przepisów Rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§ 7 - POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Integralną część umowy stanowią załączniki:

Formularz cenowy,

Opis przedmiotu zamówienia,

Wzór protokołu odbioru.

W sprawach nieunormowanych niniejszą Umową zastosowanie będą miały powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

Spory mogące wyniknąć ze stosunku objętego niniejszą Umową rozstrzygać będzie sąd miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.

Wszelkie zmiany niniejszej Umowy mogą być dokonywane za zgodą obu stron w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w języku polskim, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

ZAMAWIAJĄCY	WYKONAWCA

Załącznik Nr 3

do Umowy Nr ……/2022/Kb

PROTOKÓŁ WYKONANIA ODBIORU UMOWY

Wykonawca:

…….……………….……………….……………….……………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Zamawiający:

Komenda Wojewódzka Policji w Lodzi, ul. Lutomierska 108/112, 91-048 Łódź

REGON: 470754976, NIP: 726-000-44-58,

Sporządzony dnia …………………………… na podstawie umowy nr .................... z dnia ..................r.
w sprawie realizacji usługi hotelarskiej wraz z żywieniem dla funkcjonariuszy Policji zabezpieczających konferencję OBWE w Łodzi w dniach od 29.11.2022 r. do 03.12.2022 r.

Strony potwierdzają, że Usługa została zrealizowana zgodnie z postanowieniami ww. umowy.

Opis / Uwagi*:

…….……………….……………….……………….…….………….……………….……………….…………

….……………….……………….……………….……………….……………….……………….……………

……………….……………….……………….…………….….……………….……………….……………….

…………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….…

……………………………………………………………………………………………………………………

Potwierdzenie zrealizowanych usług:

usługa noclegowa*

………….…………………………………………………………………………….

usługa gastronomiczna*

…………………..………………………………………………………………………………………….

parking *

………………………………………………………………………………………………………………

Przedstawiciele Wykonawcy:

1) ………………………………… - ………………..………….…

2) ………………………………… - …………………...…………

Przedstawiciele Zamawiającego:

1) ………………………………… - ………………..……………

2) ………………………………… - ……………...………………

* wypełnić gdy usługa została zrealizowana w innym zakresie niż postanowienia umowy.

Definicja dostępna pod adresem http://www.pih.org.pl/images/definicja_msp.pdf